مؤشرات الأداء:

مما لاشك فيه ان الإدارة الواعية والجيدة هي الضمان الوحيد لنجاحها، وفي عصرنا الحاضر كثير من الإدارات الصغيرة الواعية  تغلبت على الكبيرة في إدارتها وحرصها على التطوير والتحسين المستمر.

     وطالما أننا نستخدم تقنية حديثة فيبقى علينا استكمال خطوات عملنا بقياس أداء حديث، ويعتبر قياس الأداء في الادارات الحديثة جزءا لايتجزأ من النجاح الإداري والتقني من خلال قياس مؤشرات الأداء والتعرف على مدى النجاح في تحقيق الأهداف المرسومة. ولهذا نقترح تطبيق مؤشرات الأداء لضمان تحقيق النجاح الذي نسعى  إليه.

    مفهوم وأهمية مؤشر الأداء

     يعتبر مؤشر قياس الأداءKey Performance Indicators

أو KPI عاملا مساعدا في مقدار التقدم المتحقق نحو تحقيق أهداف الإدارة.

وهي مقاييس محددة مسبقاً من قبل الإدارة لما تريد ان تقيسه ( مالية ، إدارية ، فنية ،... الخ  تستخدم للمساعدة في التأكد من أن الإدارة  نجحت في تحقيق أهدافها وعمل التقدم اللازم

   مؤشرات الأداء مؤشرات لنجاح تحقيق الأهداف

     تعد مؤشرات الأداء إحدى تقنيات قياس نجاح أداء الإدارات المستخدمة مع برامج الجودة والتطوير التنظيمي للإدارات الحديثة، ومن خلالها يتم التعرف على قدرة الإدارة على تحقيق أهدافها المحددة من خلال إستراتيجيتها، ويتم قياس وتحديد مؤشرات الأداء بناء على معايير تحددها طبيعة مهام ونشاطات الإدارات المتعددة  ( تجهيزات، تقنية، مباني، إدارية، إشرافية، ....الخ، كما أن قياس هذه المؤشرات تستخدم عدة طرق فنية وإدارية وتقنية لتحديد هذه المؤشرات في قياس الأداء وأعمال هذه الإدارات.

     كما تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية في الإدارات الحديثة اليوم مؤشرات قيمة لفرق العمل والمديرين والمسؤولين القياديين لتقييم التقدم المتحقق بشكل سريع باتجاه أهداف يمكن قياسها باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية في SharePoint،

    وتتمثل مؤشرات الأداء من خلال بعض الأسئلة وإجاباتها مثل:

- هل الإدارة تقوم بأداء المهمة بالشكل المطلوب ووفق الأهداف؟

- ما مدى التقدم نحو أداء المهمة أو التخلف عنها؟

- ما هو الحد الأدنى الذي قامت بالانتهاء منه؟

     وتستعين مؤشرات قياس الأداء KPI's  عادة بعدد من الأدوات والأساليب

الجودة Q Tools في تحديد عدد من المؤشرات التي يمكن من خلالها قياس و مقارنة الأداء في شتى المجالات و معرفة الوضع الحالي و التخطيط لوضع مستقبلي أفضل إضافة إلى معرفة التقدم الحاصل في الإدارة للوصول إلى الأهداف المنشودة.

     وقد ساهمت التقنية في تطوير قياس مؤشرات أداء الإدارات وخصص لها برامج تقيس هذه المؤشرات كمؤشرات قياس أداء التجهيزات المدرسية بإدارات التربية والتعليم.

   أنواع مؤشرات الأداء :

     مؤشرات الأداء KPI تتكون من مجموعة من القيم التي تقيس مدى النجاح في تحقيق أهداف الإدارة ويمكن تصنيف أنواعها في الجوانب التالية:

- مؤشرات كمية Quantitative indicators (كالإحصاءات والبيانات الرقمية المختلفة).

- مؤشرات تطبيقية Practical indicators (تتعامل مع عمليات الإدارة الموجودة).

- مؤشرات توجهيه Directional Indicators (توضح إن كانت الإدارة تتحسن وتتقدم أم العكس).

- مؤشرات عملية Actionable indicators (توضح مدى رضا الإدارة عن أسلوب رقابة التغيير الفعال).

     ومؤشرات أداء الإدارات تنظر إليها الإدارات الحديثة كإستراتيجية لتحقيق الأهداف والنتائج، ومؤشر قوي للنجاح أو الإخفاق التنظيمي ، لهذا تعتبر بمثابة الترمومتر الطبي من حيث قياس ( الحرارة والضغط وبقية الأمراض الأخرى أو التشخيصات الأخرى ) لتفوق الإدارات الحديثة ونجاحها في أداء مهامها على الوجه المطلوب .

   تحديد مؤشرات الجودة :

     يعتبر تحديد مؤشرات الأداء تحديد لمؤشرات الجودة ويعتبر من أهم عمليات قياس الأداء ، سواء قياس الإنتاجية أو قياس الخدمات ، ومن دونها يصبح نظام الجودة جامداً دون أي تحسينات ، وهنالك بشكل عام نوعان من مؤشرات الجودة وهي:

الأول لضبط الجودة : وتتعلق بالمعايير التي ترغب الوزارة في الحفاظ عليها ، وهي تصاغ على مستوى الإدارة العامة بالوزارة ، باستخدام تعابير مماثلة لتلك المستخدمة في صياغة المتطلبات الأساسية للمواصفة ، أو باستخدام متطلبات ذات مستوى أدنى تتعلق بصفات مميزة محددة ، مثل الأمان ، والموثوقية ، ورضا المستفيدين ، وغير ذلك.

والثاني : لتحسين الجودة ، فهي غالباً ما تنحصر في الحد من الأخطاء ، والهدر (إزالة حالات عدم المطابقة في التوريد ، وتحسين الضبط ، ... إلخ )، وفي تطوير منتجات جديدة ذات سمات ، وصفات مميزة ، ترضي حاجات المستفيدين بفاعلية أكبر.

   فئات مؤشرات أداء الجودة في الإدارات:  

     يمكن تصنيف مؤشرات أداء جودة الإدارات بشكل عام، ضمن خمس فئات وهي:

1- مؤشرات الأداء للإدارة : وتتناول المدرسة والمجتمع.

2- مؤشرات الأداء للمنتج : وتتناول متطلبات المدرسة والمعلم والطالب والمنافسة.

3- مؤشرات الأداء للعمليات : وتتناول مقدرة العمليات ومردودها وفاعليتها وقابليتها للضبط .

4- مؤشرات الأداء الداخلي للإدارة : وتتناول مقدرة الإدارة ومردودها وفاعليتها ومدى استجابتها للتغييرات ومحيط العمل وغير ذلك.

5- مؤشرات الأداء للموارد البشرية : وتتناول المهارات والمعارف والقدرات والتحفيز وتطوير العاملين .

   دور الجودة في قياس مؤشرات الأداء :

     من مزايا منهجية إدارة الجودة الشاملة (TQM ) هو تبني القياس باستخدام الأساليب الكمية كالإحصاء ومؤشرات الأرقام مع التحليل الكيفي للنتائج.

     وتكمن أهمية الجودة في قياس الأداء للوصول إلى نتائج فعالة، ومن خصائص

القياس القدرة على التعرف على التعديل والتطوير والتغيير.

وهناك قاعدة مهمة في قياس الأداء تقول:

" ما نستطيع قياسه نستطيع تعديله.. وتطويره والتحكم فيه"

وهنا تكمن فائدة القياس.

هل تهتم إداراتنا  بالقياس الحقيقي للأداء التنظيمي؟

القياس هو المحك الرئيس لنجاح أداء الإدارات الصغيرة والكبيرة،

والقياس للآدارات هو أشبه مايكون بالفحص، ومن خلال الفحص والتشخيص يتم علاج المشكلات التي قد تتعرض لها الإدارات بكافة أحجامها وأشكالها وأنواعها.